¿Cómo descargar y guardar facturas en línea de manera segura?

Con la implementación de la facturación electrónica en México se ha facilitado enormemente la emisión, almacenamiento, gestión y entrega final de facturas electrónicas. Esta innovación beneficia al contribuyente, al servicio de administración tributaria (SAT) y hasta a usuarios que no tributan pero necesitan comprobar gastos en formato digital como puede ser el caso de algún empleado que se hospedo en algún hotel mediante expedia y necesite una facturacion expedia para solicitarle un reembolso a su patrón.  

Cómo solicitar facturas electrónicas  

facturas digitales

Después de hacer una compra con algún comerciante está la opción de solicitarles una factura electrónica, sin embargo muchos grandes comercios tienen la opción de solicitar facturas mediante su página web de una manera bastante práctica.

Para empresas como Oxxo que tienen miles de tiendas sería mucha pérdida de tiempo y dinero el tener a sus cajeros ofreciendo facturas electrónicas por compras a veces pequeñas. Igualmente para el usuario le podría implicar tiempo del que en ese momento no disponga. Por eso es mucho más cómodo para ambas partes que exista una página web donde se puedan descargar las facturas electrónicas.

El proceso a seguir varía de una empresa a otra. Solo hay que entrar a la página web de la empresa y seguir unos sencillos pasos que incluyen ingresar datos del ticket.

En páginas como facturas-en-linea.com hay tutoriales muy detallados y completos para solicitar facturas en las principales empresas de México.

¿Por qué solicitar facturas electrónicas?

Las ventajas de tener las facturas digitalizadas en lugar de físicamente impresas son:

  • Sirven de respaldo. Por si se pierde el ticket original y se requiere alguna devolución del producto o servicio.
  • Sirven como comprobantes de gastos: Con el auge del home office son muchas las personas que trabajan a distancia y deben comprobar gastos, en estos casos es mucho más eficiente y válido fiscalmente enviar una factura electrónica emitida por el comerciante. Definitivamente, es mucho más formal y creíble que una simple fotografía al ticket.
  • Más espacio. Es muy frustrante tener documentos de todo tipo en el archivero de la oficina, digitalizando todo ese deja de ser un problema y da espacio a en su lugar poner un bonito florero de decoración, por ejemplo.
  • Menor emisión de desechos. Imprimir menos papel es una buena manera de hacer buen uso de nuestros recursos naturales y hasta financieros.
  • Menor exposición de información confidencial. Tener en formato físico las facturas hace más fácil que por algún descuido terceras personas puedan acceder a ellas y hagan mal uso de la información.

Guardar facturas en la nube de manera segura

Por las razones anteriormente mencionadas es buena idea tener nuestras facturas accesibles desde cualquier lugar, de ahí la importancia de subirlas a la nube.

La primera recomendación es elegir un servicio de almacenamiento que ofrezca seguridad, lamentablemente hay muchos servicios que por mejores intenciones que tengan, no consiguen sobrevivir en el mercado y cierran causando a veces inconvenientes a sus usuarios. También sucede que al no invertir lo suficiente en seguridad sufren de ataques cibernéticos con consecuencias lamentables para todos (menos para los perpetradores, suponemos).

Actualmente los mejores servicios en la nube son:

  • Google Drive
  • DropBox
  • One Drive
  • iCloud
  • Amazon Cloud Drive
  • Box

Conclusión

Descargar facturas digitales es a veces un proceso obligatorio por razones fiscales, pero en ocasiones puede resultar muy práctico para personas que aunque no tributan necesiten tener comprobantes fiables y formales con otros fines.

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